BOĞAZİÇİ ÜNİVERSİTESİ – DIGI4AGE AVRUPA DİJİTAL İNOVASYON MERKEZİ
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ
Proje İnternet Sitesi – KOBİ, İş Birliği Kuruluşu ve Hizmet Sağlayıcı İrtibat Kişileri
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, DIGI4AGE – Sağlıklı Yaşam ve Yaşlanma için Avrupa Dijital İnovasyon Merkezi (Dijital Avrupa Programı, Hibe Sözleşmesi No. 101300776; “DIGI4AGE” veya “Proje”) internet sitesi üzerinden başvuru, kayıt, hizmet talebi ve iletişim formlarını dolduran gerçek kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
1. Veri Sorumlusu ve Kapsam
Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, DIGI4AGE Konsorsiyumu’nun koordinatörü olan Boğaziçi Üniversitesi’dir (“Üniversite”). DIGI4AGE, Konsorsiyum ortakları arasında akdedilen Konsorsiyum Sözleşmesi ile yürütülen bir proje olup ayrı bir tüzel kişiliği bulunmamaktadır.
| Alan | Bilgi |
|---|
| Unvan | Boğaziçi Üniversitesi (1487 sayılı Kanun ile kurulmuş, kamu tüzel kişiliğini haiz devlet üniversitesi; R.G. 13954, 12.09.1971) |
| Adres | Boğaziçi Üniversitesi, 34342 Bebek / İstanbul, Türkiye |
| Telefon | +90 212 359 54 00 |
| E-posta | info@bogazici.edu.tr | Proje: info@digi4age.com |
| KEP | bogaziciuniversitesi@hs01.kep.tr |
| İnternet sitesi | https://bogazici.edu.tr/ | Proje: https://digi4age.com |
| KVKK politika belgeleri | Boğaziçi Üniversitesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ile Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (https://bogazici.edu.tr/tr/pages/kisisel-verilerin-korunmasi/155) |
Bu metin kimleri kapsar? Proje internet sitesindeki formları dolduran KOBİ, iş birliği yapılan kurum/kuruluş ve hizmet sağlayıcı temsilcileri ile irtibat kişileri (gerçek kişiler). Tüzel kişilere ait bilgiler (ticaret unvanı, vergi numarası, sektör, çalışan sayısı gibi işletme verileri) KVKK anlamında kişisel veri değildir; ancak şahıs işletmelerinde işletme bilgileri ile işletme sahibinin kişisel verileri örtüşebileceğinden bu bilgiler de kişisel veri olarak korunur.
Konsorsiyum ortaklarının rolü. Hizmetin sunumu için verilerinizin aktarıldığı Konsorsiyum ortakları, kendilerine aktarılan veriler bakımından ayrı birer veri sorumlusu olarak hareket eder ve gerektiğinde kendi aydınlatma yükümlülüklerini yerine getirir. Üniversite adına teknik hizmet sunan tedarikçiler (barındırma, bulut, form/CRM altyapısı) ise veri işleyen sıfatıyla ve Üniversite’nin talimatları doğrultusunda hareket eder.
2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
| Kategori | Örnek veriler | Kaynak |
|---|
| Kimlik | Ad, soyad | Form / ilgili kişi |
| İletişim | İş e-postası, iş telefonu, iş adresi | Form / ilgili kişi |
| Mesleki bilgiler | Temsil edilen kuruluş, görev/unvan, temsil yetkisi | Form / ilgili kişi |
| Başvuru ve hizmet bilgileri | Talep edilen hizmet, başvuru içeriği, dijital olgunluk değerlendirmesi (DMA) yanıtları, hizmet kayıtları, etkinlik katılım bilgileri, geri bildirimler | Form, hizmet süreçleri, Konsorsiyum ortakları |
| Hukuki işlem | Hizmet sözleşmesi/taahhütname imzası | Form, hizmet süreçleri |
| İşlem güvenliği | IP adresi, form gönderim tarihi ve saati, sistem kayıtları (log), çerez tanımlayıcıları | İnternet sitesi (otomatik) |
| Görsel ve işitsel kayıtlar | Etkinliklerde alınan fotoğraf ve video kayıtları (etkinlikte ayrıca bildirilir) | Proje etkinlikleri |
| Pazarlama tercihi | Elektronik ileti izni ve tercih kayıtları | Form / ilgili kişi |
Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, sendika üyeliği, biyometrik veri vb.) talep edilmemekte ve işlenmemektedir. Lütfen formlara ve eklere bu nitelikte veri yazmayınız/yüklemeyiniz. Formlarda üçüncü kişilere (örneğin işletmenizin diğer irtibat kişilerine) ait kişisel veri bildiriyorsanız, bu kişileri bu metin hakkında bilgilendirme sorumluluğu tarafınıza aittir.
3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel verileriniz; Proje internet sitesindeki elektronik formlar, e-posta ve telefon iletişimi, çevrim içi toplantılar, Proje etkinlikleri, dijital olgunluk değerlendirmesi ve hizmet sunum süreçleri ile Konsorsiyum ortaklarından ve yetkili mercilerden iletilen belge ve bilgiler vasıtasıyla; tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
4. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz, aşağıdaki tabloda her bir amaç için belirtilen KVKK’nın 5. maddesindeki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir. Tabloda “açık rıza” olarak belirtilen amaçlar dışında kalan işlemeler için rızanız aranmamaktadır; açık rızaya dayalı işlemeler ayrı bir rıza beyanı ile ve yalnızca rıza vermeniz hâlinde gerçekleştirilir.
| İşleme amacı | Açıklama | Hukuki sebep (KVKK m.5) |
|---|
| Başvuruların alınması ve uygunluk değerlendirmesi | Hizmet başvurusunun alınması, KOBİ statüsü ve program uygunluğunun kontrolü, ön görüşme | m.5/2(c) – sözleşmenin kurulması öncesi gerekli işleme |
| DIGI4AGE hizmetlerinin sunulması | Dijital olgunluk değerlendirmesi, yatırım öncesi test, beceri geliştirme ve eğitim, finansmana erişim desteği, ekosistem ve ağ oluşturma hizmetlerinin planlanması, sunulması ve izlenmesi | m.5/2(c) – sözleşmenin ifası |
| Konsorsiyum içi koordinasyon | Talebin ilgili hizmeti sunacak Konsorsiyum ortağına yönlendirilmesi, hizmet takibi, kalite değerlendirmesi | m.5/2(c); m.5/2(f) – meşru menfaat |
| Hibe Sözleşmesi yükümlülükleri | Hizmet kayıtlarının tutulması, KPI ve performans raporlaması (toplulaştırılmış/anonim), Avrupa Birliği organlarınca yapılabilecek kontrol ve denetimlere hazırlık | m.5/2(e) – hakkın tesisi, kullanılması ve korunması; m.5/2(f); mevzuatta öngörüldüğü ölçüde m.5/2(ç) |
| İletişim ve bilgilendirme | Bilgi taleplerinin yanıtlanması, başvuru ve hizmetlere ilişkin bildirimler | m.5/2(c); m.5/2(f) |
| Etkinlik yönetimi | Kayıt, katılımcı listeleri, yaka kartı, etkinlik lojistiği | m.5/2(c); m.5/2(f) |
| Bilgi güvenliği ve sistem kayıtları | İnternet sitesi ve sistemlerin güvenliği, erişim kayıtlarının tutulması | m.5/2(ç) – 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler; m.5/2(f) |
| Hukuki taleplerin takibi | Uyuşmazlıkların yönetimi, hukuki savunma, yetkili mercilerin taleplerinin karşılanması | m.5/2(ç); m.5/2(e) |
| Elektronik ileti gönderimi | DIGI4AGE ve Konsorsiyum ortaklarının etkinlik, çağrı, hizmet ve haber duyurularının e-posta/SMS ile iletilmesi | Açık rıza (m.5/1) – Rıza Beyanı madde 1 |
| Ekosistem eşleştirme | İletişim bilgilerinizin ve işletmenizin ihtiyaç profilinin Konsorsiyum dışı yatırımcılar, kurumsal firmalar, diğer Avrupa Dijital İnovasyon Merkezleri ve ekosistem aktörleriyle paylaşılması | Açık rıza (m.5/1) – Rıza Beyanı madde 2 |
| Tanıtım ve görünürlük | Başarı hikâyeleri, etkinlik haberleri ve Proje tanıtım materyallerinde ad, unvan ve görüntünüzün kullanılması | Açık rıza (m.5/1) – Rıza Beyanı madde 3 |
5. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Alıcı Grupları
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. maddesi uyarınca ve yalnızca aşağıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilecektir:
| Alıcı grubu | Aktarım amacı | Hukuki sebep |
|---|
| DIGI4AGE Konsorsiyum ortakları: Boğaziçi Üniversitesi Hedefe Yönelik Tedavi Teknolojileri Merkezi (BU-CT3, bağlı kuruluş); Biyomod Biyomedikal Modül Çözümleri Bilişim Elektronik Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.; Türkiye Metal Sanayicileri Sendikası (MEXT); Radius Bilgisayar ve Yazılım Sanayi Ticaret Ltd. Şti.; İstanbul Sağlık Endüstrisi Kümelenmesi Derneği (İSEK); Teknopark İstanbul A.Ş.; İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü | Talep edilen hizmetin ilgili ortak tarafından sunulması, Konsorsiyum içi koordinasyon ve hizmet takibi | m.5/2(c); m.5/2(f) |
| Hizmetin ifası için görevlendirilen üçüncü taraf uzmanlar, eğitmenler, mentorlar ve test/laboratuvar hizmet sağlayıcıları | Talep edilen hizmetin sunulması | m.5/2(c); m.5/2(f) |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, adli ve idari makamlar | Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili taleplerin karşılanması | m.5/2(ç); m.5/2(e) |
| Avrupa Komisyonu, Avrupa Sağlık ve Dijital Yürütme Ajansı (HaDEA) ve Hibe Sözleşmesi uyarınca yetkili Avrupa Birliği denetim organları | Yalnızca toplulaştırılmış ve anonim hâle getirilmiş raporlama (kişisel veri içermez). Kontrol ve denetim hâlinde Proje kayıtlarına gerekli olanla sınırlı erişim | Anonim veri: KVKK kapsamı dışı. Denetim erişimi: m.5/2(e); Bölüm 6’daki şartlarla |
| Üniversite’nin ve DIGI4AGE Konsorsiyum ortaklarının sözleşme ilişkisi içinde bulunduğu tedarikçiler ve veri işleyenler (bilişim, barındırma/bulut, form ve CRM altyapısı, etkinlik organizasyonu, mali müşavirlik ve denetim) | Teknik altyapının işletilmesi, bilgi güvenliği, etkinlik ve mali süreçlerin yürütülmesi | m.5/2(f); veri işleyen sözleşmesi kapsamında |
| Hukuk danışmanları, yargı ve icra mercileri | Hakların tesisi, kullanılması ve korunması | m.5/2(e) |
| Konsorsiyum dışı yatırımcılar, kurumsal firmalar, diğer Avrupa Dijital İnovasyon Merkezleri ve ekosistem aktörleri | Eşleştirme ve iş birliği fırsatlarının oluşturulması | Yalnızca açık rıza ile (Rıza Beyanı madde 2) |
6. Yurt Dışına Aktarım
Kişisel verileriniz kural olarak Türkiye’de işlenmekte ve saklanmaktadır. Aşağıdaki hâllerde KVKK’nın 9. maddesi uyarınca yurt dışına aktarım söz konusu olabilir:
- Barındırma: Proje internet sitesi ve form verileri, Boğaziçi Üniversitesi tarafından Türkiye’de bulunan sunucularda barındırılmaktadır. Üniversite’nin ileride sunucuları yurt dışında bulunan bir bulut veya yazılım hizmeti kullanması hâlinde kişisel verileriniz, yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşmenin ilgili hizmet sağlayıcı ile akdedilmesi ve Kurul’a bildirilmesi (KVKK m.9/4-5) ya da ilgili ülke hakkında yeterlilik kararı bulunması şartıyla aktarılacak ve bu metin güncellenecektir.
- Avrupa Birliği organlarına raporlama: Avrupa Komisyonu ve HaDEA’ya yalnızca toplulaştırılmış ve anonim veriler iletilir; bu veriler kişisel veri niteliği taşımaz. Hibe Sözleşmesi uyarınca yapılabilecek kontrol ve denetimlerde kişisel veri içeren kayıtlara erişim gerekmesi hâlinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara uygun olarak ve gerekli olanla sınırlı şekilde gerçekleştirilir. Hibe Sözleşmesi md. 15.2 uyarınca, kişisel verilerinizin hibe makamına aktarılmasının gerekmesi hâlinde tarafınıza ayrıca bilgi verilecek ve AB Fonlama ve İhale Portalı Gizlilik Bildirimi (Funding & Tenders Portal Privacy Statement) sunulacaktır.
Yurt dışına aktarım hiçbir hâlde yalnızca açık rızanıza dayandırılmayacak; açık rızaya yalnızca KVKK m.9/6’da öngörülen arızi durumlarla sınırlı olarak başvurulacaktır.
7. Saklama Süreleri
| Veri / süreç | Saklama süresi | Dayanak |
|---|
| Başvuru, hizmet ve etkinlik kayıtları | Proje süresince ve Hibe Sözleşmesi kapsamındaki son ödemeden itibaren 5 yıl | Hibe Sözleşmesi No. 101300776 – Veri Sayfası (Data Sheet) 6. nokta ve md. 20.1 (kayıt tutma: son ödemeden itibaren 5 yıl) |
| Sistem ve erişim kayıtları (log) | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik |
| Hukuki uyuşmazlığa konu olabilecek kayıtlar | Genel zamanaşımı süresi (10 yıl) | 6098 sayılı TBK md. 146 |
| Açık rızaya dayalı işlemeler (ileti izni, eşleştirme, tanıtım) | Rıza geri alınana kadar | KVKK m.5/1, m.7 |
| Reddedilen veya tamamlanmayan başvurular | Proje süresince ve Hibe Sözleşmesi kapsamındaki son ödemeden itibaren 5 yıl | Hibe Sözleşmesi No. 101300776 – Veri Sayfası (Data Sheet) 6. nokta ve md. 20.1 (kayıt tutma: son ödemeden itibaren 5 yıl) |
Sürelerin sona ermesi hâlinde kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Üniversite’nin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha dönemlerinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Üniversite’ye başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Başvuru yöntemi. Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; (i) “Boğaziçi Üniversitesi, 34342 Bebek / İstanbul” adresine yazılı olarak, (ii) info@digi4age.com adresine email ile, (iii) bogaziciuniversitesi@hs01.kep.tr KEP adresine, (iv) Üniversite’nin internet sitesinde yayımlanan Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak info@bogazici.edu.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad, soyad, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası veya uyruk/pasaport numarası, tebligata esas adres, bildirime esas e-posta/telefon ve talep konusu yer almalıdır.
Süre ve şikâyet yolu. Başvurunuz en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz (30) ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış (60) gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.13-14).
9. Metnin Güncellenmesi
Bu aydınlatma metni, mevzuat veya Proje süreçlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm Proje internet sitesinde yayımlanır; sürüm ve tarih bilgisi belge başlığında yer alır.
